هرچند که تهیه پاورپوینت برای دفاع از پایان نامه در مجموع یک کار هنری و سلیقه ای است، اما تشریفات و ضوابط مشخصی برای آن وجود دارد. در نخستین گام باید توجه داشت که برخی دانشجویان به غلط، فکر می کنند که در پاورپوینت، می توانند توضیح مفصل ارایه دهند تا مخاطبین از روی آن بخوانند! باید دقت کنید که تعداد خطوط هر اسلاید پاورپوینت، بین 3 تا حداکثر 9 خط باشد و هر خط نیز به همین منوال، حداکثر تا 7 کلمه باشد(قانون 7×7). در هر اسلاید باید بر نقاط کلیدی و برجسته به صورت موجز، مفید و رسا اشاره کنید.
معمولاً هر دانشجو بین 25 تا 30 دقیقه فرصت دارد که کار خود را گزارش نماید و بین 5 تا 15 دقیقه به سووالات حاضرین پاسخ دهد. لذا تعداد اسلایدها را می توان بر اساس این وقت تنظیم کرد. معمولاً تعداد اسلایدهای مربوط به سخنرانی در این جلسات بین 25 تا 40 اسلاید می باشد.
لازم است که تمامی اسلایدها دارای شماره باشد تا اگر سووالی برای حاضرین پیش آمد بتوانند شما را به شماره اسلاید ارجاع دهند.
عناوین رایج در اسلایدها عبارتند از :
1. شناسنامه گزارش: شامل عنوان، نام اساتید راهنما، مشاور، دانشجو و تاریخ دفاع است. برای ارایه آن در یک اسلاید می توان از صفحه شناسنامه پایان نامه استفاده کرد.
2. مقدمه: شامل توضیحات مقدماتی برای ورود به بحث است. برای ارایه آن در یک اسلاید می توان از مقدمه فصل یک استفاده کرد.
3. بیان مساله: شامل چرایی انتخاب موضوع و بیان مساله اصلی برای تحقیق است. برای ارایه آن در یک اسلاید می توان از بیان مساله در فصل یک استفاده کرد.
4. ضرورت و اهمیت تحقیق: در یک اسلاید و به کمک این بخش در فصل یک تهیه می شود.
5. اهداف کلی و وی‍ژه: از اهداف تحقیق در فصل یک در یک تا دو اسلاید تهیه می شود.
6. فرضیه یا سؤالات: از فرضیه ها یا سؤالات فصل یک در یک اسلاید تهیه می شود.
7. ادبیات پیشینه: از فصل دوم در دو بخش داخلی و خارجی در دو اسلاید تهیه می شود.
8. روش شناسی تحقیق: شامل روش تحقیق، جامعه و نمونه،‌ معرفی روش نمونه گیری از فصل سوم و در دو اسلاید تهیه می شود.
9. روش آماری : معرفی روش آماری از فصل سوم در یک اسلاید می باشد.
10. یافته های تحقیق: ارایه یافته ها با جداول یا نمودار و توضیحات مناسب از فصل چهارم که تا 10 اسلاید قابل تهیه می باشد.
11. بحث و نتیجه گیری: از فصل پنجم و تا 6 اسلاید قابل ارایه می باشد.
12. پیشنهادهای برخاسته از تحقیق: از فصل پنجم در 2 اسلاید قابل ارایه می باشد.
13. پیشنهادهایی به سایر محققین: از فصل پنجم که در 2 اسلاید قابل ارایه می باشد.
14. سپاس: در یک اسلاید از توجه حاضرین تشکر می شود.
اقدامات لازم برای جلسه دفاع:
1. تکثیر چکیده پایان نامه بین حضار
2. تکثیر اسلایدهای پاورپوینت
3. کنترل ابزار و تجهیزات پیش از انجام سخنرانی دفاع
4. شمرده سخن گفتن و هماهنگی بین گفتار و اسلایدهای نمایش داده شده
5. برقراری ارتباط چشمی با حضار و سخنرانی با اعتماد بنفس و روی باز
6. پاسخ به سؤالات
7. پذیرایی به شکل و زمان مناسب